No início era a memória. Quando comecei a trabalhar com livros em 1981 não existia o uso da palavra “metadados” no mercado do livro. Porém, isso não quer dizer que os metadados não existissem. Eles já estavam lá.

Este artigo/crônica tem por objetivo ressaltar a importância de se ter os metadados disponíveis para os vários segmentos do mercado. Aproveito para fazer uma pequena linha do tempo histórica e mostrar como a necessidade, e as mudanças no mercado do livro, criaram as condições para termos, hoje, os metadados organizados e disponibilizados por empresas que prestam esse serviço.

No início dos anos 1980 o acesso aos metadados do livro era propiciado pelos vendedores pracistas das editoras e das distribuidoras. Semanal, quinzenal ou mensalmente, visitavam as principais livrarias para mostrar os lançamentos e tirar os pedidos. Em alguns casos levavam o exemplar físico, mas também, dezenas e dezenas de capas que carregavam nas suas pesadas mochilas e pastas comerciais. Alguns, mais safos, plastificavam pequenas imagens/fotos das capas e as colocavam em pastas organizadoras de tipo catálogo. E era um virar de páginas para ver todo aquele acervo, que não acabava mais. Eram tempos de um a dois lançamentos por editora, por mês.

Nas editoras, um dos grandes investimentos na divulgação dos seus livros, era concretizado nos catálogos impressos. Normalmente, um a cada semestre, que poderiam ter até cerca de 100 páginas. Um pequeno livro, portanto. Nesse catálogo destacavam os lançamentos do semestre, um por página, e os seus livros mais importantes. Organizavam os títulos por assunto e coleções. Traziam listas ordenadas por título e autor, além dos preços e informações técnicas como formato, número de páginas, tradutor etc.

Eu estava sempre em busca desses catálogos. Lia-os durante a viagem de volta para casa à noite, no autocarro, digo, ônibus, lotado. Para conseguir ler, tinha de ir sentado e, assim, esperava no ponto final da linha e ficava na fila até conseguir um lugar para sentar. O tempo de cerca de uma hora e meia até chegar em casa acabava passando rápido. Eram tempos em que “alimentar” a memória com informações era suficiente para garantir um diferencial no trabalho como livreiro.

Os jornais eram outra fonte de acesso aos metadados. Os maiores tinham cadernos culturais nos quais apresentavam os lançamentos dos livros. Alguns desses jornais como o Jornal do Brasil (o JB) e O Globo, ambos do Rio de Janeiro, tinham cadernos exclusivos só para o assunto livro. Circulavam aos sábados e era com grande expectativa que todos que trabalhavam com livros os aguardavam na banca mais próxima ou na sua porta, para quem tinha assinatura. Não se começava o dia de trabalho no sábado sem, no mínimo, ter passado os olhos por eles.

Entre 1978 e 1984, no que é considerada a sua 1ª fase, chegou a existir um jornal dedicado exclusivamente ao livro, e do qual fui assinante. O nome era “Leia Livros”, e foi fundado por Caio Graco Prado (editora Brasiliense), Cláudio Abramo e Caio Túlio Costa.

Com o crescimento do mercado e com a internet chegando a mais pessoas, em 1995, a Livraria Cultura inaugurou seu site. Rapidamente tornou-se a referência para a busca de informações sobre os livros, os metadados. Nas livrarias, que por acaso já tivessem acesso à internet, mesmo que em um único computador, era comum terem, na sua tela inicial, o site da Livraria Cultura. Tinha-se a percepção de que, se um livro não estivesse no site da Livraria Cultura, ele não existia.

Voltando um instante na linha do tempo, a memória também era importante para quem trabalhava no setor porque as livrarias, com uma ou outra exceção, não tinham um sistema de gestão onde pudessem ter os metadados organizados e guardados. Era tudo manual. Para quem não viveu esses anos, talvez até o final do século XX, fique a saber que as notas fiscais de venda das editoras e das distribuidoras para as livrarias, eram datilografadas com papel carbono que, assim, geravam quatro ou cinco vias. Editoras e distribuidoras menores emitiam essas notas fiscais escritas à mão, mesmo. Também à mão se escreviam as notas fiscais de venda das livrarias para o consumidor final.

Os blocos de notas fiscais não eram baratos. Além dos custos de impressão, existia o custo da burocracia, além de taxas a serem pagas. Era necessário ter uma autorização da Secretaria de Fazenda Estadual para a impressão desses blocos de notas fiscais. Assim, para economizar notas fiscais, dentro da cidade de atuação da editora ou distribuidora, era comum os livros serem entregues para as livrarias acompanhados de um “vale” com a relação dos títulos, quantidades, preço e desconto. A cada término de quinzena, juntavam-se todos os vales entregues para cada livraria em uma só nota fiscal, pois o prazo de vencimento era comum ser fora a quinzena (DFQ) ou fora o mês (DFM). Portanto, valia o escrito.

Lá pela metade dos anos 1990 já tinha a Contra Capa Livraria em Copacabana, no Rio de Janeiro. O maior desenvolvimento de sistemas e programas, além do aumento do número de profissionais na área da informática (acho que ainda não se usava o termo TI), possibilitou a redução dos preços e, por consequência, o acesso de microempresas a sistemas de gestão. Assim, com indicações minhas e dos outros sócios, foi desenvolvido um banco de dados em Access como base para um sistema de gestão para a livraria. Muitos dos campos necessários para o cadastro de um livro que existem hoje em qualquer sistema de gestão, já lá estavam.

Em setembro de 1999 saí da livraria e, em outubro, entrei na Jorge Zahar Editor. Passei a ser o responsável pela área comercial da editora para todo o Brasil e exterior, exceto para a cidade do Rio de Janeiro, que já tinha um vendedor a executar esse trabalho.

Eu sabia como obter os dados das editoras para a livraria, mas, como fazer para que esses dados chegassem da editora às distribuidoras e algumas livrarias espalhadas pelas 27 unidades federativas do país? E não era possível visitar presencialmente, pois era muito caro viajar.

Pedi então para o editorial preparar um release para cada novo livro lançado, contendo uma sinopse, imagem da capa e todos os metadados necessários para cadastrar um título. As livrarias e distribuidoras não tinham e-mails para todos os seus funcionários diretamente ligados ao setor de vendas. Como fazer então a informação chegar? A tecnologia disponível era o fax. Sentava em frente ao aparelho e, com uma lista de uns 50 clientes, espalhados pelo Brasil, transmitia essa folha para seus números de fax. Pouco tempo depois o fax foi definitivamente substituído pelo e-mail.

No início do segundo decênio do século 21, o crescimento do mercado, o aumento da quantidade de títulos publicados, a consolidação do e-commerce, inclusive com a entrada de outras empresas que não eram livrarias como Submarino, Mercado Livre, Amazon, Casas Bahia, Magazine Luiza, etc, na disputa pelo leitor, trouxe outras necessidades. Não era mais possível só enviar os livros para a área de compras das livrarias e dos sites/marketplaces que vendiam livros, quando eles chegavam da gráfica. O e-commerce trouxe a possibilidade de vender um produto antes dele existir fisicamente, através da pré-venda. Mas, para que a pré-venda pudesse acontecer, os sites precisavam criar o produto e, para isso, era necessário terem os metadados dos livros. E, assim, como cada livraria e site tinha uma forma diferente para cadastrar os produtos, além da ordenação dos campos ser diferente, aconteceu o momento em que esta grande “desorganização” gerou umas 28 diferentes planilhas excel a serem preenchidas por alguém nas editoras. Em seguida eram enviadas por e-mail para cada um dos clientes.

Depois de 12 anos da Zahar e dois na Cosac & Naify, onde tinha cerca de quatro novos títulos por mês, em 2013 entrei no GEN / Grupo Editorial Nacional. E era outra realidade! Tinha cerca de 50 novos títulos por mês no primeiro trimestre do ano, principalmente por causa da área jurídica. Tinha na equipe do comercial uma pessoa dedicada a preencher e enviar essas planilhas diariamente. Era um custo significativo para a empresa para um trabalho importante, mas para o qual ainda não existia uma solução mais inteligente e de menor custo. E ficava me perguntando porque ninguém desenvolvia uma ferramenta para dar conta dessa necessidade do mercado. Não sabia da realidade na Alemanha nessa época, que já tinha essa ferramenta há décadas. Por isso, sempre que podia, falava sobre o assunto na esperança de que alguém pudesse se interessar e investir nesse desenvolvimento.

Em algum momento em 2014, numa visita comercial ao Eduardo Cunha, então na distribuidora BookPartners, ele estava empolgado mostrando-me um novo sistema que havia desenvolvido para gestão de vendas e stocks com livrarias parceiras. Eduardo sempre foi um aficionado por tecnologia, por ter dados organizados e, a partir deles, gerar informações, conhecimento e insights para o negócio do livro. Ao ver o que me mostrava pensei que ele poderia vir a se interessar e, com esperança, falei sobre a questão do cadastro de livros, das 28 diferentes planilhas excel, e de como este serviço poderia vir a ser um negócio em si. Não sei se meu comentário o ajudou a decidir ou não, mas o fato é que em 2015, ainda na BookPartners, foi lançado o portal do editor, onde as editoras poderiam cadastrar seus títulos. Também em 2015 foram anunciadas as plataformas Books in Print Brasil, parceria da CBL com a MVB da Feira de Frankfurt, além da Mercado Editorial do Eduardo Blucher, com uma participação do Eduardo Cunha.

Creio que 2015 é o ano divisor de uma nova etapa na profissionalização do mercado do livro: a gestão dos metadados. Mas, é importante lembrar que, como quando uma revolução eclode num determinado dia, a sua gestação levou anos, década ou séculos, também aqui houve uma gestação de anos, com outras pessoas do mercado do livro falando, pensando e escrevendo sobre isso, como Camila Cabete ou Felipe Lindoso, para mencionar dois de quem me lembro de ter lido artigos sobre o assunto.

Continuando a linha do tempo, no início de 2017 fui contactado pelo Ricardo Costa que estava lançando a plataforma de gestão de dados denominada Metabooks. Era um contato para explicar e vender o serviço. Muito provavelmente foi a venda mais fácil que ele fez na vida, pois não precisou me convencer. Entretanto, eu precisava da aprovação da direção do GEN. Chegamos a um valor bom para as duas empresas e levei o assunto na reunião de diretoria. Também não foi difícil aprovar pois, o serviço era claramente mais eficiente, além do custo ser mais baixo do que ter uma pessoa dedicada a preencher 28 diferentes planilhas excel. Deste modo, quando em junho de 2017 a Metabooks iniciou as operações, o GEN / Grupo Editorial Nacional estava junto, e continua.

Hoje existem no mercado do livro duas empresas que oferecem o serviço de gestão de metadados: a Bookinfo, que comprou a Mercado Editorial, e a Metabooks. Você deve estar se perguntando como o título do artigo que relaciona metadados e livros brasileiros em mercados externos, entra nesta história.

Escrevo a partir de Portugal e das experiências em distribuir/comercializar livros brasileiros por aqui, em outros países da Europa, além dos países de língua portuguesa em África.

Quando a Saudade fez a primeira compra de livros no Brasil em 2020, já tínhamos uma assinatura paga com a Metabooks para acesso aos metadados. Porquê?

A legislação, tanto no Brasil, quanto em Portugal, obriga as empresas a terem um sistema de gestão que permita a emissão de uma nota fiscal com notificação à autoridade tributária. Logo, no caso da Saudade, são dois sistemas de gestão, pois a Saudade no Brasil faz as compras, consolida e envia (vende) para a Saudade em Portugal. E, para tal, é necessário cadastrar cada título nos dois sistemas de gestão.

Hoje, em substituição ao que representou o site da Livraria Cultura para a obtenção de matadados, existem os sites da Livraria Martins Fontes Paulista e o site da Amazon. Provavelmente por alguma questão estratégica, estes dois sites não mostram mais o peso dos livros. A alternativa é ir ao site do Mercado Livre onde se pode obter o peso. Mas, atenção, pois já notei que muitas vezes o peso não é o correto; é “chutado” para efeito de cálculo de valor de frete. Portanto, a princípio, não precisaria pagar por esse serviço pois poderia pegar esses metadados de forma gratuita nesses sites. Por que pago então mensalmente à Metabooks?

Considero que tenho uma boa experiência com o uso destes metadados e como obtê-los. Cronometrei o tempo que uso para preencher os 20 campos para cadastro de um título no sistema de gestão da Saudade em Portugal, sem praticamente digitar, usando o CTRL C e o CTRL V. São 4 minutos! Pois então, vamos a umas contas rápidas:

A Saudade em Portugal tem 30 mil títulos já cadastrados. Em uma hora seria possível cadastrar 15 títulos. Se pensarmos em 7 horas por dia (tiro uma hora das 8 para beber água, ir ao banheiro, responder um e-mail etc), teríamos 105 títulos cadastrados por dia. O ano tem 365 dias. Excluindo-se 52 sábados, 52 domingos, 12 dias de feriados e 22 dias úteis de férias, a soma dá 138 dias. Logo, 365 menos 138, resulta em 227 dias úteis num ano. Deste modo, teriam sido necessários um ano e três meses (total de 287 dias úteis) para ter cadastrado os 30 mil títulos já mencionados. É claro que não fiz isso. Ter uma assinatura da Metabooks me permite, em cerca de uma hora, trabalhando os dados numa planilha excel, importar para o sistema entre 300 e 500 títulos, dependendo da qualidade/organização dos dados que as editoras enviam para a Metabooks. Ainda há melhorias a serem feitas nos dados enviados. Fica o registro.

Destes 30 mil títulos cadastrados, já passaram fisicamente pela Saudade 11 mil títulos. No momento 9 mil têm stock. Mas então, porque tenho outros 19 mil títulos cadastrados se ainda não vieram para cá uma única vez?

Quando baixo uma planilha excel da Metabooks com os títulos de uma editora, já faço a seleção dos títulos que, em algum momento, vou querer importar (comprar). Também já excluo os títulos que estão publicados em Portugal, pois esses não podem vir. Portanto, se uma editora não está na Metabooks, não vou perder o tempo de um dia de trabalho para cadastrar apenas uma centena de títulos. Por consequência, se o título não está cadastrado no sistema de gestão da Saudade em Portugal, ao montar o pedido de importação, se ele não estiver no cadastro, não vai ser comprado. Exceção para encomendas pontuais de clientes, é claro. As compras são feitas diretamente em editoras, mas também, em distribuidoras.

Espero que tenha ficado claro que ter metadados disponíveis e de qualidade é importante para se vender no mercado interno e essencial para se vender em mercados externos.

Vender ou comprar pressupõe planejamento. E planejamento, necessariamente, é feito antes da ação.