Não é incomum encontramos diversas casas editoriais com dificuldades financeiras dentro do mercado brasileiro. O fato não é novo. De maneira generalizada o mercado editorial tende a colocar para escanteio o pragmatismo metodológico e se entregar as paixões dos costumes e dos acordos informais. Pensando nisso, preparamos uma série especial de artigos onde iremos abordar as questões fundamentais na manutenção de uma editora no Brasil. Faço votos que as informações sejam relevantes e principalmente úteis para quem acompanha o PublishNews.

Fluxo de Caixa e sua definição em menos de 140 caracteres: “Fluxo de Caixa é um instrumento de visualização real ou virtual da entrada e saída de capital dentro de uma empresa”.

Fácil definição, não?

Mas se a compreensão é tão simples, por que as editoras possuem tanta dificuldade no uso pleno de todo potencial da ferramenta? Parafraseando meu querido Norman Vincent Peale: “Todo problema contém a semente de sua própria solução”.

Abaixo, listamos as principais dificuldades que encontramos na hora de implementar um fluxo de caixa coerente com os anseios de produção e ganho das editoras que regularmente temos oportunidade de atender em diferentes graus de maturidade.

São elas:

• Falta de tempo para cuidar disso como deveria;
• Impossível fazer isso. Cada cliente me paga em uma data diferente;
• Não sei fazer isso;
• Até começo a fazer, mas tenho dificuldade em atualizar os lançamentos;
• Sei que existem ferramentas que fazem isso, mas são difíceis de usar;
• Meu financeiro é quem cuida do meu fluxo;
• Meu contador é quem cuida do meu fluxo;
• Faço dessa forma e sempre funcionou.

Se você se encaixa em qualquer um dos exemplos acima, acredite, você precisa ficar mais atento ao seu Fluxo de Caixa.

Por que isso é importante?

Em síntese, o fluxo é o sangue que alimenta o corpo de qualquer editora, sem ele não há projeto gráfico, pagamento de direitos ou mesmo empresa. Para simplificar a sua importância, destacaria os pontos de maior relevância em dois tópicos:

• O Fluxo de Caixa é para onde você deve olhar antes de tomar qualquer decisão;
• Ele é a base de outras ferramentas análise como o VPL, (Valor Presente Líquido) TIR (Taxa Interna de Retorno) e o ROI (Retorno Sobre Investimento).

PS: Se você não sabe exatamente o que significa esses termos, cuide bem do seu fluxo que eles ficarão bem.

Como é visualmente um Fluxo de Caixa?

Talvez alguém aqui ainda utilize esse método. Lembro-me de um velho senhor em meu bairro que religiosamente às 18h fazia o balanço das vendas do dia que se encerrava em sua pequena loja. Tudo era feito em um caderno de assinaturas de cartório com uma caneta azul para as entradas e uma vermelha para as saídas. A página continha ainda, em sua margem superior direita, o dia, mês e o ano de registro.

Desse balanço, ele dividia uma pequena porcentagem que ajudaria a cobrir os gastos fixos da sua loja, separava outra porcentagem para seu fundo de emergência e havia até um fundo para o carro de som onde ele anunciava a sua loja para todo bairro. Tenho certeza que você já deve ter visto algo semelhante em outros lugares. Sim, esse é um senhor fluxo de caixa de acompanhamento diário. Arcaico? Talvez. Mas funciona que é uma beleza.

Outra representação gráfica comum? Sim, os benditos vetores. Uma linha horizontal para o tempo e as verticais ascendentes e descendentes representando entradas e saídas respectivamente.

A boa notícia

Citando Mário Quintana: “A preguiça é a mãe do progresso”.

A excelente notícia é que você não precisa fazer tudo manualmente, (há quem prefira) existem ferramentas e softwares que te ajudam nessa tarefa diária.

Em uma breve busca pela internet você encontrará uma série de planilhas e serviços que te ajudam nesse processo. Para te ajudar, criei uma em Excel que você pode baixar clicando aqui. Mas, antes de sair correndo para baixar ou contratar algum serviço, leia os cinco passos que você deve estar atento ao fazer o Fluxo de Caixa da sua editora. Quem sabe não dá tempo de você ir até Frankfurt negociar aquele título que vai te colocar na lista de mais vendidos.

Cinco passos para uma Fluxo confiável

Importante

Entenda que para cada modelo de negócio há um "plano diretor” a ser aplicado ou desenvolvido. Os passos a seguir, não são regras absolutas. Aplique-as de acordo com seu business case.

1. Atenção aos consignados

Acredite, eu sei como é difícil, mas evite os consignados. Os consignados tornam a sua entrada de recursos uma verdadeira montanha russa. A consignação é uma moeda de crédito e deve ser oferecida para ações específicas. Trate essas ações como projetos, ou seja, com início meio e fim muito bem definidos. Apresente seu produto, faça com que o comprador entenda a responsabilidade do acordo comercial, agregue valor ao que você produziu de todas as formas. Em tempos de crise, muitas redes precisam desse recurso para sobreviverem, logo, avalie caso a caso se realmente é válido. Caso contrário, você estará financiando diversas empresas diferentes: a sua e a dos seus clientes.

Melhor ter a certeza de recebimento da venda de dez exemplares do que possuir 100 consignados e receber um acerto menor do que o preço de capa da sua publicação e ainda ter seu produto depreciado com o tempo e manuseio.

Dica prática: Nunca comprometa mais do que 30% do seu estoque com consignações. Parece impossível? Não é. Gere demanda e venda.

2. Controle o pagamento de direitos autorais

Não acumule o pagamento de direitos autorais. Recebeu? Direcione uma porcentagem para compor o fundo de pagamento de direitos autorais. Não possui esse fundo? Crie imediatamente.

3. Crie padrões e prazos para seus vencimentos

Você recebe pagamentos em 30 / 60 / 90 / 105 até 120 dias? É verdadeiramente caótico guiar um fluxo de caixa sob tantas especificidades. Opte por um padrão de datas. Sessenta para compras de volumes até x exemplares com x% de desconto. 90 / 120 dias para compras excepcionais por exemplo. Simplifique para que você possa navegar e saber exatamente as datas de entrada dos recursos. Suas contas fixas no geral são pagas mês a mês, logo, você precisara sobreviver aos prazos do mercado. Padronizando as datas, você consegue beneficiar alguns clientes que teriam condições mais apertadas para pagamento, melhorando o relacionamento, e conseguirá enxergar exatamente em que momento você deverá ter mais atenção com seu Fluxo de Caixa.

4. Olho na gráfica e na matéria prima

Comece o ano com uma base de custo para TODOS os seus projetos. Negocie e planeje sua base para impressões antecipadamente com as gráficas. Não importa o seu tamanho, apresente-se, visite o pátio gráfico, brigue por condições melhores. Olho no dólar, no aumento do custo de produção, serviço e matéria prima. Se você possui uma editora, sim, você tem que estar atento.

Dica prática: Evite fazer acordos em períodos de reajustes que geralmente ocorrem no final do último trimestre ou nos dois primeiros meses do primeiro trimestre do ano, caso isso ocorra, você poderá perder a mão e precipitar-se por achar que está aproveitando uma excelente oportunidade e poderá tomar uma decisão que colocará seu caixa em risco. Fique atento.

5. Trate as impressões como projetos autênticos

Construa uma estrutura onde você enxergue quanto vai custar cada etapa do projeto que você está gerenciando.

Da aquisição da obra até as campanhas de marketing, um grande volume de recursos será movimentado. Saiba mensurar o fator tempo/custo dentro de cada projeto. Isso vai te ajudar a compor um background claro do que você tem trabalhado e quanto isso tem te custado por fase de produção. Para construir esse panorama, você precisará descrever cada etapa do projeto dividindo em blocos ou instancias de trabalho. Em projetos, chamamos isso de EAP ou WBS. (Estrutura Analítica do Projeto). Como esse é um tema extenso e que merece uma atenção especial, tratarei em um artigo a parte.

Considerações finais?

Os passos que falamos acima são apenas um detalhe dentro da trama que compõe o tecido de uma editora. Para mim, é evidentemente que o mercado possui seus vícios e vicissitudes que impedem a aplicabilidade plena de tudo que planejamos. Faz parte do projeto o imprevisto, porém, tratando-se de viabilidade econômica de uma editora ou de qualquer negócio, o imprevisto nunca poderá ser a tônica nem o motivo de todo verbo. Tenho certeza que se você aplicar qualquer um dos passos que falamos acima em seu Fluxo de Caixa, você estará dando um passo à frente sobre o entendimento da sua casa editorial.

Sucesso e até breve.