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Por uma organização eficiente
PublishNews, 18/10/2011
Cindy fala, em seu artigo de hoje, sobre o fluxo do trabalho editorial

No dia 30 de agosto desse ano, minha muito querida editora Maria Fernanda Rodrigues me encaminhou um dos artigos mais interessantes que já vi sobre nosso mundinho editorial: “How to Avoid Nasty Surprises in your Publishing Workflow”, de Karina Mikhli, publicado no Publishing Perspectives. Karina trata de um assunto que eu sonho há anos ver transformado em curso ou disciplina de faculdade no Brasil que é a organização eficiente do fluxo de trabalho editorial, ou o que chamo mais simplesmente de método para o trabalho cotidiano. Como ela já diz nas primeiras linhas, “atualmente, com a edição digital, as atenções estão voltadas para o conteúdo dos livros (...) porém, o fundamental para obter sucesso com qualquer tipo de conteúdo, é trabalhar com o processo (e as pessoas) certo”.

Eu tenho achado e falado isso há tempos, mas nunca soube colocar em prática porque tenho uma crença paralisante de que essas modificações estruturais devem partir do nível hierarquicamente “superior”. Talvez nas empresas com forte noção de hierarquia isso seja verdade, mas eu tenho que admitir que perdi muito tempo com essa insegurança fantasiada de respeito... Bem, não sei como Karina Mikhli chegou a esse artigo, mas ela diz que, ao longo de sua carreira, foi diversas vezes contratada para corrigir problemas em workflows e que, dessa forma, pode perceber problemas comuns a vários departamentos editoriais e lista alguns deles.

Dentro da minha experiência, eu posso garantir que nunca trabalhei em um editorial que não conhecesse bem seus próprios problemas de workflow, a dificuldade não era identificá-los, era ter poder ou jogo de cintura para resolvê-los quando dependíamos de outros departamentos para isso, porque aí entrava a comunicação (e a política). E assim confirmei minha teoria de que o mundo não muda por falta de comunicação, porque não sabemos o que falar nem como falar nem com quem falar, mas isso é teoria sem pesquisa, conversa pra Facebook...

Voltando ao artigo de Karina, ela identifica três passos básicos que se aplicam a qualquer tipo de publicação e a qualquer lugar do mundo:

1 – Nivelamento de expectativas

2 – Cronogramas

3 – Sistematização

No primeiro, é menos estabelecer as regras do que deixá-las claras. Se você entrar agora em uma editora qualquer (ou em qualquer empresa), aposto que verá que todos os departamentos têm suas regras, só que muito raramente elas estão documentadas. A autora defende então contratos, manuais para o autor (no nosso caso o mesmo é válido para tradutor, copidesques, diagramadores, revisores etc.), definição de workflows para cada tipo de produto e um processo sistematizado para comunicação de mudanças de planos a todos os envolvidos.

Dos 3 tópicos, “cronogramas” é o mais comum nas editoras que conheço, mas Karina ainda consegue me surpreender e fala coisas que emocionam meu coração: 2.1 - Seu cronograma realmente te ajuda a vender mais livros? Por exemplo, é realmente necessário tentar fazer mais e mais livros em menos tempo? Há o tempo para a produção, para a gráfica, para a assessoria de imprensa, para o marketing, para o comercial etc., não adianta um cronograma que não dê o tempo certo a todos os envolvidos; 2.2 – Você tem recursos (gente, dinheiro, materiais) para encurtar seus cronogramas? Acho importante frisar que sair do cronograma mesmo que para encurtá-lo pode ser ruim para todos, cronogramas são feitos para serem seguidos e não superados; 2.3 – Dê um pequeno tempo a mais para possíveis atrasos. Note: “pequeno” e “possíveis”.

Quando estudei cronogramas no gerenciamento de projetos, meus professores enfatizaram bastante que não devemos colocar um tempo a mais por tarefa, e sim por projeto. Isto é, não coloque um mês a mais pra tradução, duas semanas a mais para copi etc, dê prazos realistas para cada etapa e crie uma etapa separada chamada “Atraso”, dê, sei lá, duas semanas para essa etapa e cada dia de atraso em qualquer tarefa deve ser contado dessa tarefa. 2.4 - Ela se preocupa mais com o tempo do autor, mas no Brasil fazemos tantos livros estrangeiros que acho válido colocar também o tempo do tradutor à impressão, apesar de eu saber que quem trabalha com livros nacionais tem suas razões para se preocupar quase exclusivamente com o tempo do autor... 2.5 – Buscar ANTECIPADAMENTE eventos onde seria interessante vender o livro e estabelecer a data final de produção de acordo com a data do tal evento.

Sobre sistematização, ela considera que três são o mínimo necessário para qualquer editora: sistema de gerenciamento de arquivos, sistema de gerenciamento de títulos e sistema de gerenciamento de conteúdo. No primeiro, ela fala o óbvio encantador: é necessário padronização a forma de nomear arquivos, minha gente, e onde salvá-los! E ela fala coisas que considero hilárias: “Imagine not owning your content and having to track it down every time something is up for reprint? Imagine not knowing where the latest version of an important form is located — or which version to use?” Imagine! O segundo sistema de que ela trata é uma questão de manutenção da sanidade mental: você PRECISA escrever em algum lugar os detalhes de cada título e compartilhar essa informação. Ela cita Excel, Project e Access como alternativas viáveis, mas é fato que um sistema sob medida é infinitamente melhor, e olha que eu já fui das maiores fãs do MS Project... O terceiro é tão especial que apenas me limito a copiar e colar:

Content Management System: In this day and age of digital and repurposing of content, it is vital to have a repository for this content. Authors can be allowed to write directly into the CMS, searches can be run to see what you already own on any given topic, and cross-media publishing and updates can be done more easily.

Isso é o que Karina Mikhli considera o mínimo em Nova York e achei curioso termos poucas diferenças entre as necessidades dela e as das editoras brasileiras. Para enfrentar o problema mundial da falta de comunicação, resolvi inventar uma série de entrevistas com o povo dos departamentos editoriais dos mais variados países para saber como eles funcionam. A primeira será com Lee Ripley, publishing director da londrina Vivays. Até lá!

Cindy Leopoldo é graduada em Letras pela UFRJ e pós-graduada em Gerenciamento de Projetos pela UFF. Em 2015, cursou o Yale Publishing Course e, em 2020, iniciou a especialização em Negócios Digitais, da Unicamp. Trabalha em editoras há uns 15 anos. Na Intrínseca, onde trabalhou por 7 anos, foi criadora e gerente do departamento de edições digitais e editora de livros nacionais. Atualmente, é editora de livros digitais da Globo Livros.

Escreve quinzenalmente, só que não, para o PublishNews. Sua coluna trata de mercado editorial, livros e leituras.

Acesse aqui o LinkedIn da Cindy.

** Os textos trazidos nessa coluna não refletem, necessariamente, a opinião do PublishNews.

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