Ao longo de 2010 apresentei (quase todas) as tarefas que o departamento editorial gerencia desde o recebimento do arquivo de texto do autor até a transformação dele em um livro-propriamente-dito.

Hoje vou pegar essas tarefas que foram analisadas separadamente e juntá-las em um cronograma para mostrar como elas são pensadas encadeadamente. Para fazer isso vou usar o software do pacote Office da Microsoft chamado MS Project pois ele, além de conter as datas de início e fim das tarefas, nos faz visualizar essas datas em diversos gráficos, sendo o principal o gráfico de Gantt (que é o que apresento abaixo).

O exemplo que estou apresentando é de apenas uma página que terá de passar por todo o processo editorial. Fiz isso para que tivéssemos um gráfico de Gantt curto que desse pra colar aqui, afinal um livro precisaria do espaço de mais ou menos uns 4 meses e não caberia direito na tela. Quer dizer, até poderia caber, mas para isso eu teria que utilizar nossas técnicas para diminuir prazos de produção, como por exemplo paralelizar tarefas e não é essa a intenção neste primeiro momento.

Vejam abaixo que as tarefas que apresentei são normalmente usadas na produção de um livro, mas as datas que coloquei são absolutamente irreais e já contam com atrasos (apesar de isso não ser indicado por gerentes de projetos, que preferem criar uma tarefa à parte apenas para inserir dias a mais para serem gastos em possíveis atrasos). Outra coisa importante é que considerei que cada tarefa é predecessora da seguinte e isso não é necessariamente verdade porque não apenas podemos paralelizar como também definir que uma tarefa vai começar dois dias após o início de outra. Por exemplo, a diagramação poderia começar 2 dias depois do início da resolução de dúvidas de copi se a produção do livro estiver atrasada (coisa que é muito comum aos projetos em geral).

Depois que inserimos os dados básicos, o programa monta automaticamente diversos gráficos e tabelas para facilitar a visualização do andamento diário do projeto, sempre o comparando com o planejado. Podemos então ver o gráfico de Gantt abaixo que apresenta o andamento das tarefas no calendário (você pode e deve inserir feriados e explicitar quantas horas por dia os recursos humanos terão diariamente para este projeto.

Quanto mais dados você inserir, melhor será seu gráfico e quanto mais projetos simultâneos você colocar, melhor será para visualizar quais recursos terão que fazer hora-extra no futuro ou ficarão sem trabalho. Por exemplo:

Essa parte de sub ou superalocação de recursos é a que precisa da conferência mais rígida porque o programa vai calcular que, se você colocar um dia para uma tarefa, isso significa que o fornecedor trabalhará 8 horas ininterruptas. Então aconselha-se que essa tabela seja alterada manualmente depois de criada pelo Project.

Sinceramente, nem sempre é necessário ter um programa desse calibre para gerenciar a produção de livros, afinal se compararmos essa quantidade de linhas de tarefas com a da construção de uma plataforma de petróleo, por exemplo, a plataforma poderá ter até umas 5 mil linhas a mais (é sério e pode ser até mais), mas dependendo da quantidade de livros produzidos simultaneamente ou com entregas parciais podemos chegar a bem mais de 100 projetos com pelo menos 15 linhas cada um (reparem que não coloquei o processo de capa) e dependendo do número de “gerentes de projetos” envolvidos esse pode se tornar um dos tipos de projetos mais complicados.

Em 2011 aprofundamos mais a “gerência de projetos do editorial” e estudamos o sistema de gerenciamento ágil Scrum.

Feliz Natal e ano novo para todos nós!